Cómo configurar los tipos de gasto
El primer paso para realizar un seguimiento de los gastos es configurar los tipos de gastos (gestionados como productos en Daeris) que tu empresa permite, desde la pantalla Gastos ‣ Configuración ‣ Productos de gasto .
Cuando se reembolsa un gasto específico a un precio fijo, deberás establecer un coste para el producto. De lo contrario, mantén el coste en 0 y los empleados informarán el costo real por gasto.
Aquí hay algunos ejemplos de productos de gasto:
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Restaurante
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Coste: 0 (el coste del ticket se registrará en cada gasto)
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Viajar con coche personal
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Coste: 0,30 (el precio por kilometro reembolsado por la empresa es fijo)
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Hotel
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Coste: 0 (el coste del hotel se registrará en cada gasto)
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Otros
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Coste: 0
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Es posible editar los productos existentes, así como crear nuevos si se considera oportuno. Sobre un producto de gasto dispones de los siguientes campos:
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Nombre del producto: Nombre descriptivo del producto de gasto.
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Imagen: Imagen asociada al producto de gasto.
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Coste: Precio de coste del producto. Se deja a 0 si no se dispone de un coste estándar establecido.
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Unidad de medida: Unidad de medida relacionada con el producto de gasto.
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Referencia interna: Código interno del producto de gasto. Este texto se usará como identificador a la hora de pedir a los empleados que identifiquen el gasto en la operativa de introducir gastos por correo electrónico.
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Compañía: Compañía asociada al producto de gasto.
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Cuenta de gasto: En función del gasto deberá ir a una cuenta de gastos determinada por las normas de contabilidad.
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Impuestos de proveedor: Este campo indica los impuestos que repercuten sobre el producto considerado como gasto.
Se debe tener en cuenta que, si informas este campo, los empleados deberán informar el coste del gasto sin aplicar los impuestos que serán calculados a partir del impuesto aquí indicado. De este modo si un empleado se ha gastado 12,10 euros en un billete de tren y ha pagado 10 euros de base + 2,1 euros de IVA, deberá indicar que el importe ha sido de 10 euros. El sistema aplicará el IVA correspondiente, quedando un total de 12,1 euros.
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Impuestos de cliente
: Este campo indica los impuestos que repercuten sobre el producto considerado como gasto cuando lo re-facturas a un cliente.
Se debe tener en cuenta que, si informas este campo, los empleados deberán informar el coste del gasto sin aplicar los impuestos, ya que cuando factures a cliente los impuestos, serán calculados a partir del impuesto aquí indicado. De este modo si un empleado se ha gastado 12,10 euros en un billete de tren y ha pagado 10 euros de base + 2,1 euros de IVA, deberá indicar que el importe ha sido de 10 euros. De este modo al re-facturar al cliente el sistema aplicará el IVA correspondiente, quedándole un total de 12,1 euros.
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Política de facturación: Cuando asocias un gasto a un pedido de venta se genera una nueva línea que dispone de la cantidad entregada (real) y la pedida (demandada) que inicialmente es 0.
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Cantidades entregadas: Si la política de facturación es igual a cantidades entregadas, deberás editar la línea del pedido de venta para incorporar la cantidad entregada al cliente, ya que cuando generes la factura mediante el botón facturar, se basará en la cantidad entregada. En caso de no hacerlo, no se introducirán las líneas sobre la factura.
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Cantidades pedidas: Si la política de facturación es igual a cantidades pedidas, no deberás editar la línea del pedido de venta para incorporar la cantidad entregada, ya que cuando generes la factura mediante el botón facturar, se basará en la cantidad pedida.
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Gastos de Re-factura
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No: No facturar el gasto a un cliente.
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A costo: Se factura el precio de coste del producto.
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Precio de venta: Se factura el precio marcado como precio de venta en el producto. Esta opción se configura bajo la pestaña ventas de los productos.
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Una vez informados los campos necesarios, pulsa el botón Guardar del formulario del producto de gasto.