El CRM es una herramienta que permite a las empresas mejorar las relaciones con sus clientes, aumentar las ventas y potenciar el marketing. Ahora bien, siendo una pyme, ¿es aconsejable incorporar un sistema CRM? La respuesta es afirmativa teniendo en cuenta varias consideraciones que exponemos a continuación.

Orientado a pymes

Muchos sistemas CRM existentes en el mercado están orientados a grandes empresas con departamentos de empleados que se dedican a un área en concreto. Estos sistemas CRM se diseñan para este tipo de empresas sin contar que las actividades que pueden realizar las grandes empresas, no las puede asumir una pyme sin que se vea afectada su rentabilidad. Es por este motivo que en el caso de ser una pequeña o mediana empresa es aconsejable una herramienta específica para pymes.

Flujo de ventas simple y configurable

En la mayoría de los casos, si una pyme implanta un flujo de ventas complicado, pierde eficiencia y rentabilidad en las ventas. Por ello es aconsejable seleccionar un CRM sobre el que se puedan configurar tanto las etapas por las que ha de pasar una oportunidad, como las acciones que ha de albergar cada etapa. En función de los resultados de las estrategias de venta, se pueden ir modificando las etapas y/o acciones a realizar.

Clientes potenciales optativos

En función de nuestro negocio, es posible que cada posibilidad de ingresos que recibamos debamos tratarla inicialmente como un cliente potencial, evaluando el porcentaje de éxito para, en función de este, dedicar esfuerzos en presentar una oferta convirtiéndola en oportunidad. También puede darse el caso que cada nueva posibilidad de ingresos que recibamos sea prácticamente una venta asegurada tratándola entonces como una oportunidad. Sea cual sea la opción de negocio, el CRM debe permitirte escoger entre una u otra.

Variedad de canales para obtener clientes potenciales

Es aconsejable que el CRM de una pyme permita disponer de varios canales de entrada desde donde poder obtener clientes potenciales. Los más habituales son:

• Formularios web
• Chat
• Correo electrónico
• Formularios de Facebook
• Importación de listas de clientes potenciales en Excel
• Aplicación CRM (Registro manual para atender canales como el teléfono, WhatsApp…)

Accesible desde cualquier dispositivo

La plataforma debe permitirte libertad de acceso para poder gestionar todas las funcionalidades del CRM desde cualquier dispositivo y ubicación. Es importante seleccionar un CRM en la nube que sea 100% responsivo y pueda adaptarse a cualquier tipo de teléfono, tableta, etc.

Integrado con el resto de aplicaciones de tu empresa

Para que los sistemas CRM sean funcionales, requieren comunicarse con el resto de aplicaciones que usa la empresa. De este modo se puede centralizar la información del cliente en un único punto, obteniendo la visión 360º. Las comunicaciones entre diversos sistemas, también llamadas integraciones, pueden realizarse de dos formas:

• Integración periódica manual: A diario, un empleado de la compañía debe exportar los datos de las aplicaciones a ficheros, e importarlos sobre el CRM. Esta forma de proceder suele ser una fuente de problemas y un coste adicional recurrente que la empresa debe asumir.
• Integración automática: En estos casos se ha de contratar a una empresa especializada que creará un sistema de integración de datos automático, para que los datos de las aplicaciones y el CRM estén sincronizados. Esta forma de proceder suele tener un alto coste inicial, y un coste adicional cuando se requiere ayuda de los técnicos.

Para evitar pasar por las integraciones existe la posibilidad de usar sistemas de gestión empresarial (SGE). Estos no son mas que un conjunto de aplicaciones unificadas en un único sistema con las que puedes gestionar todas las áreas de la empresa incluida la del CRM. Estos sistemas son cada vez mas demandados por las pymes ya que reducen notablemente los costes derivados de los sistemas informáticos y la curva de aprendizaje de nuestros empleados.

Información de tus contactos centralizada (Visión 360º)

Es recomendable seleccionar un sistema CRM que disponga de visión 360º sobre tus contactos pudiendo registrar las comunicaciones, así como todas las gestiones realizadas (presupuestos, facturas, pedidos de venta, tickets de soporte…).

Acceso inmediato a la información

En el CRM es habitual la toma de decisiones y la clave para que estas sean acertadas es tener acceso a la información. Es por esto que recomendamos seleccionar un sistema CRM que te permita consultar la información de forma sencilla y ágil.

100% documentado y traducido

Aunque pueda parecer algo obvio, muchos sistemas CRM que corren por el mercado actualmente no disponen de documentación en tu idioma, o está incompleta. Esto puede ser un gran problema en caso de tener que formar a tus empleados o realizar configuraciones complejas.

Adaptado a tu país

Muchos sistemas CRM están diseñados en Estados Unidos y cuando los usamos en nuestro país nos encontramos funcionalidades que no aplican o no cumplen con la legislación vigente en el estado en el que nos encontramos.